El pasado jueves tuve el placer de dar clase en el Master Internacional en Comunicación y Educación ante un grupo de alumnos procedentes de México, Perú, Colombia y China, todos ellos comprometidos en tareas educativas y la mayor parte maestros. Hicimos un seminario sobre gestión de proyectos comunicacionales, que podía ayudarles en la construcción del proyecto personal que llevan a cabo durante el curso y también a afrontar la tarea de desarrollar y difundir ulteriores tareas semejantes.
Centramos el tema en la venta del producto comunicacional, es decir, en el modo de conseguir convencer a un socio o cliente para que se implicara en la producción y difusión del proyecto. Lo que sigue son unas notas sobre la cuestión que pueden ser interesantes para los lectores de este blog.
Cuando alguien se dispone a crear un proyecto concentra todas sus energías en él, potenciando su creatividad y hallando el modo de desarrollarla y aplicarla a esta tarea. Se suele olvidar algo fundamental: que ese proyecto se ha de convertir en un producto que llegue a su público. Y entre el creador-productor y el público hay un intermediario: el cliente.
Puede tratarse de un cliente comercial, institucional o sin ánimo de lucro. Incluso si la comunicación producto-público va a ser directa, vía internet por ejemplo, es probable que en algún momento aparezca la necesidad de conseguir aliados que deberán tener algo que decir sobre el asunto. Y cuando creamos nuestro proyecto estamos tan centrados en él que no reparamos en que hay que emprender un camino paralelo al mismo tiempo que nos conduzca a identificar el cliente adecuado, la manera de convencerle y el modo de gestionar el trayecto que hay entre la creación del producto y su venta a quien puede vehicularlo hacia el público.
La creación en comunicación es distinta a la creación artística o literaria. El proyecto comunicacional está justificado por la existencia de un destinatario al que nos dirigimos y por unos efectos que perseguimos. Un proyecto comunicativo digno de tal nombre está construido en función del “a quién” y el resto de elementos de su proceso se articulan en torno a ese objetivo.
Un proyecto comunicacional debe ser sometido a cuatro tests:
- El test del proyecto
- El test del público (target)
- El test del cliente
- El test de nuestras capacidades comunicativas personales
El test del proyecto debe incluir el análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades). El análisis de las debilidades y fortalezas somete a consideración el proyecto en sí, hacia el interior, y el de las amenazas y oportunidades, a la ecología de su entorno, hacia el exteror. El equilibrio de debilidades y fortalezas –a ser posible con la conversión de las primeras en las segundas– debe ser incluido en las amenazas y oportunidades, de modo que los análisis resultantes de las primeras áreas puedan converger positivamente en la tercera.
El test del público debe buscar la correspondencia entre:
-El contenido y temática del proyecto
– Los lenguajes, formatos y géneros que utiliza
– Y todo lo anterior con las características del público que buscamos
Ello nos puede obligar a reformular algún aspecto incluido en los dos primeros puntos. Nunca dudemos en rectificar, reformular, ajustar el tiro para que nuestro proyecto concuerde con las características del público buscado. Pero pensemos también que a lo mejor nos hemos equivocado al identificar al público posible, y entonces tendremos que reformular la estrategia en términos de objetivo final.
Un medio ideal para aproximarnos al público que buscamos es la constitución de un focus group, formado por entre 7 y 12 personas cuyo perfil se ajusta al del público deseado. Presentamos el proyecto ante el grupo y mientras transcurre la presentación, observamos las reacciones de sus componentes y al mismo tiempo grabamos la sesión en vídeo y audio. Al final de la sesión se abre un turno de preguntas y comentarios, en la que hay que tener en cuenta que no tratamos de defender el proyecto ante el grupo ni de argumentar con sus componentes, sino que deseamos recoger sus reacciones y observaciones.
El equipo del proyecto, posteriormente, analizará las notas y grabaciones obtenidas de la reacción del grupo, y pasará a debatir internamente la información obtenida.
No es que las opiniones que recojamos vayan a ser las que determinen el enfoque final del proyecto. Simplemente hacemos una aproximación a una muestra de su público que nos permite observar la recepción y darnos cuenta de cosas en las que no habíamos pensado. Las decisiones ulteriores son nuestras, pero el grupo creador y productor del proyecto tendrá mucho tema de debate cuando revise y analice las opiniones recogidas y las reacciones observadas (es entonces cuando se visionará el vídeo grabado en la sesión y se conversará sobre las opiniones del focus group).
Del mismo modo que hemos hecho en el test del público hemos de hacer el test del cliente.
Observar las correspondencias entre:
El contenido y el público
El lenguaje y el medio y el público
La relación entre el cliente y el público
La posición del cliente en el mercado al que pertenece el público
Las conclusiones de este análisis constituyen la base a partir de la cual vendemos el proyecto al cliente.
Para llegar a un público necesitamos un cliente que sea el mediador. La diferencia entre uno y otro es fundamental; a menudo pensamos en el público como cliente, pero el verdadero cliente es el que nos paga por el proyecto para difundirlo. Se corre el riesgo de no valorar lo suficiente la importancia del cliente, a causa de cierto orgullo intelectual. Se comete el error de sentirnos incomprendidos si no lo acepta en lugar de aprender del porqué de esa situación. El cliente está siempre en mejor posición que nosotros para ver la realidad del público.
Nuestras habilidades en comunicación interpersonal serán puestas a prueba en el momento de tomar contacto con nuestro cliente. Este se puede dar en los siguientes escenarios posibles:
- Entrevista
- Pitching
- Portafolio de presentación
- Proyección
- Elevator speech
Es necesario prepararse para los encuentros más exigentes en este sentido, como son el elevator speech y el pitching.
Elevator speech: descripción breve y rápida de las características, bondades e interés del producto.
Se trata de ser claros, concisos y concretos ante nuestro interlocutor. Se pone a prueba la claridad de nuestro propósito, la idoneidad de nuestro proyecto y la solidez de nuestros argumentos. Y se pone a prueba en un escenario inestable, porque no siempre podemos escoger unas condiciones idóneas para hacer nuestra venta.
Un elevator speech dura entre 30 segundos y 2 minutos. Hay que practicar a solas o con uno o varios compañeros.
El pitching se usa en la producción de cine y televisión para hacer presentaciones de proyectos ante una audiencia de productores. El creador hace una breve presentación de su proyecto (más larga que la del elevator speech pero no mucho más) en la que se ponen de manifiesto las virtudes que he explicado en el elevator speech. Acto seguido, los productores someten al creador a una batería de preguntas directas que deben ser respondidas con brevedad, claridad y determinación.
El pitching necesita más preparación que el elevator speech, si cabe. Ahí nos jugamos mucho porque estamos no sólo ante nuestro cliente sino ante un grupo de personalidades del sector. En esa situación no sólo nos jugamos la posibilidad de vender el proyecto sino nuestro prestigio personal. Allí se muestra nuestra presencia, nuestra inteligencia y nuestra calidad personal.
Para preparar una entrevista con un cliente conviene prestar atención a los puntos siguientes:
DIEZ PREGUNTAS A HACERSE RESPECTO AL CLIENTE
¿Mi proyecto se enmarca en cosas que ya hace? ¿O bien representa para él la apertura de un nuevo frente?
Si lo que le propongo está dentro de lo que hace, en líneas generales, ¿le aporta algo nuevo que hace la diferencia y le puede interesar porque se dirige a un público ya existente?
Si lo que le propongo implica que el cliente abra un frente hacia un nuevo público, ¿mi proyecto es lo suficientemente sólido e impactante como para que se decida a emprender ese esfuerzo?
La opción de dirigirte a un nuevo público o a un público ya existente dentro del mercado en el que opera el cliente debería estar presente desde el momento en que empieces a construir el proyecto. Solamente así el proyecto adquirirá la consistencia que necesita a este respecto.
¿Qué le va a costar al cliente incorporar tu proyecto? En términos de presupuesto, producción, tecnología, promoción. Deberías tenerlo más o menos estudiado y ser muy consciente del alcance del esfuerzo que le estás proponiendo hacer.
Si tu proyecto no sólo es innovador sino rompedor respecto a la posición del cliente, ¿cómo vas a ayudarle a incorporarlo y a asumir ese esfuerzo? Deberías tenerlo pensado y argumentado antes de entrevistarte con él.
Cuando prepares la venta de tu producto debes estudiar a tu cliente, pero también y sobre todo, a su público. Piensa cómo le vas a demostrar que conoces a su público y eres consciente de sus características.
La complicidad entre tú y tu cliente se va a establecer necesariamente en torno a lo claro que demuestres que tu producto se corresponde con las características y necesidades del cliente y su público. Piensa cómo vas a hacer evidente esto y cómo lo vas a argumentar. Ese es el punto clave que hay que encontrar y desarrollar.
Cuando tú y el cliente estéis frente a frente las preguntas que se hará él serán las siguientes:
- ¿Este tipo sabe de lo que habla o va despistado?
- ¿Lo que me propone me hará obtener ganancias? (No necesariamente económicas).
- ¿El esfuerzo que me supone incorporar este proyecto merecerá la pena?
- ¿El proyecto llena un vacío que yo ya conocía o ahora me hace dar cuenta de que puedo ocupar un nuevo espacio que me interesa?
- El proyecto parece bueno, pero quien me lo presenta, ¿estará a la altura de su propia propuesta?
- El proyecto me interesa, pero ¿estará mi interlocutor dispuesto a rebajar sus pretensiones en términos económicos y de costes de producción?
Debes estar preparado para recibir un no como respuesta, con la consiguiente decepción. ¿Cómo vas a gestionar ese no durante la entrevista y después de ella?
En el momento de llevar a cabo la entrevista hay que ser muy consciente de los siguientes componentes:
DIEZ PUNTOS A TENER EN CUENTA ANTE UNA ENTREVISTA
No exhibas currículums, títulos ni alardees de tu experiencia y conocimientos. Tu proyecto debe hablar por ti, pues es él lo que importa y no tú.
Trata de conocer a tu cliente, cuanto más a fondo mejor. Si ve que conoces su empresa y lo que allí hacen te tomará confianza, pues verá que te has preocupado por conocerles y eso denota una actitud de interés y adaptabilidad.
No te hagas el listo dándole lecciones a tu cliente. Sé sutil y muestra cómo tu proyecto podría ayudarle. No acudes a la entrevista para enseñar al cliente cómo llevar su negocio, que él conoce mejor que tú. Vas para ayudarle a que le vaya mejor con tu colaboración. La entrevista ha de girar alrededor de demostrar esto.
No vamos a una entrevista a tener razón. Vender algo a alguien es buscar que el cliente descubra porqué lo que le propones es bueno para él. Toda argumentación cuelga de este punto y sólo de este. No tiene sentido tratar de imponer tu criterio o las bondades del producto si no se corresponde con las necesidades del cliente. Argumenta pues mostrando como producto y necesidades se vinculan.
Lo anterior no implica que no tengas opinión y que no estés firmemente seguro de lo que vendes, todo lo contrario. No adoptes pues una actitud sumisa; en cambio, muéstrate flexible. Explica y razona la bondad de tu producto, muéstrate convencido y garantiza que contigo ese proyecto va a triunfar.
Defender tu proyecto puede implicar tener que contradecir al cliente. Hazlo con tacto sin poner el acento en su actitud u objeciones sino cómo la naturaleza del proyecto se impone por su propia fuerza. No polemices pues respecto a cuestiones personales, céntrate en el proyecto.
No hables todo el rato, tómate tiempo para escuchar. Escucha las razones de tu cliente porque si no le vendes el producto aprenderás mucho de ellas. Una escucha atenta, más allá de la cortesía, una escucha que denota interés auténtico, es la mejor actitud.
Tu actitud debe ser optimista pero no frívola ni humorística. Deja que tu actitud positiva y tu ingenio queden demostrados en tu manera de argumentar y razonar. No intentes caer simpático, simplemente sé lo agradable que sabes ser. No vas a venderte a ti, vas a vender un proyecto, entiende la diferencia.
Tu imagen personal en la entrevista es importante pero no lo prioritario. Lo que cuenta es la coherencia entre tu personalidad profesional y el proyecto que presentas.
Aunque la entrevista no tenga el éxito esperado, siempre tienes algo que ganar: un buen contacto profesional. Queda pues en buenos términos, registra el contacto en tu agenda y a partir de entonces mantenle informado de lo que haces hasta que surja la oportunidad de hacer una nueva venta.
Master Internacional en Comunicación y Educación
Master en Comunicación y Educación (online)
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